シフト希望を紙とLINEで集めるのを、そろそろやめたい——転記をなくす希望収集のやり方

希望収集の現場は、いまも紙とLINEでできている

ロッカー横に貼られた希望記入表。休憩室で回す回覧。口頭で言われて貼る付箋。あるいは職場のLINEグループ。多くの職場は、このどれかで希望を集めています。

それで回ってはいます。ただ、毎月同じ手間がかかり、毎月同じ種類の事故が起きます。

紙の希望表の問題は、紙であることそのもの

• 夜勤明けや連休中の人はその場で書けず、締切がずるずる延びる
• 誰が提出済みで誰がまだか、の管理がもうひとつの仕事になる
• 急いで書かれた「3」と「8」を判読する仕事が発生する

そして最大の問題はここです。集めた希望を、勤務表にもう一度手で写している。

転記は時間を食うだけでなく、間違えます。そして写し間違いは、たいてい配ったあとに見つかります。「休み希望って書きましたよね？」の気まずさは、経験のある人ほどよく知っているはずです。

LINEで集めるのも、実はしんどい

紙をやめてLINEにした職場も多いと思います。正直に言うと、あれはあれでしんどい。

まず、個人のアカウントで職場とつながることになります。業務連絡が私生活の画面に入り込み、休みの日でも通知が鳴る。

グループで集めると、他人の希望が全員に見えます。「またあの人、土日ぜんぶ休み希望……」——見えるだけで空気が変わり、遠慮して本当の希望を出さなくなる人が出ます。

そしてトークは流れます。締切前に何十件も遡って希望を拾い集めるのは、結局手作業です。業務のシフト希望を私用のSNSに載せ続けることは、個人情報の面でも筋がよくありません。

「QRコードを配るだけ」にする

シフワリでは、メンバーごとに発行されるQRコード（URL）を印刷して配るだけです。アプリのインストールも、会員登録も要りません。スマホで開くと、自分の希望入力画面がそのまま出ます。

希望はカレンダーの日付をタップして、休み希望・勤務希望・入れない日を選ぶだけ。「絶対」と「できれば」の2段階で強さも伝えられるので、「この日は本当に無理」が埋もれません。

そして、自分の入力しか見えません。他人の希望は画面に表示されない作りなので、LINEグループで起きていた「見えてしまう気まずさ」が構造ごと無くなります。

受付の締め方は「確定」と連動しています。管理者がその日のシフトを確定すると、その日の希望入力は自動的に閉まり、月を公開すれば月全体が閉まります。「もう決まった日」に後から希望が積まれる、ということが起きません。

「転記」という工程が消える

集まった希望は「希望集約」の画面に自動で一覧化されます。誰がどの日に何を出したか、絶対なのかできればなのか、休み希望が集中している日はどこか——全員分がひと目でわかります。どこにも写さないので、写し間違いも起きません。

さらに、勤務表側では希望とぶつかる割り当てに検算が働きます。「休み希望の日に勤務を入れてしまった」に、配る前に気づけます。

正直に付け加えると、希望が全部通るようになるわけではありません。人数が足りない日は誰かに我慢してもらうことになります。ただ、誰の希望がどれだけ通ったかは数字で確認できるので、我慢が特定の人に偏っていないかまで見られます。