シフト管理をクラウド化したい。でも職員の個人情報を預けるのは不安——というときのツールの選び方

2026年9月13日 · シフワリ運営 · 約3分で読めます

シフト管理のアプリを探すと、便利そうなものがいくつも見つかります。でも登録を進めると、最初の画面で手が止まる。「職員全員の氏名とメールアドレスを入力してください」——それ、自分の判断で外部のサービスに渡していいんだっけ？　今回は、この「不安で止まる」を正面から扱います。

止まっているのは、あなたの感覚が正しいから

職員の氏名や連絡先は個人情報です。それを外部のクラウドサービスに登録するのは、本来なら規程の確認や決裁が要る話で、現場の管理者ひとりの裁量を超えることが多い。

かといって稟議を上げれば時間がかかり、情報システム部門への説明、規程の解釈、ベンダーの安全性評価……と続いて、たいてい途中で立ち消えになります。

その結果、紙とExcelが続く。慎重さが足りないのではなく、権限の構造が導入を止めているわけです。

多くのシフト管理ツールは、スタッフ一人ひとりにアカウントを作る設計です。ログインにはメールアドレスが要り、通知を送るにも連絡先が要る。氏名は画面表示や帳票のために求められます。

この設計自体は不自然ではありません。ただその代償として、導入の入り口で職員全員分の個人情報を要求されることになります。止まるのはそこです。

シフワリは、この問題を「セキュリティを頑張る」ではなく「そもそも預からない」方向で解いています。

氏名を入力する欄がそもそもありません。メンバーの表示名はニックネームだけ
スタッフのメールアドレスも、管理者個人のメールアドレスも預かりません。預かるのは組織の連絡先メール1件だけで、契約・請求のご連絡やオーナーのパスワード再設定などに使います
スタッフはアカウントを作りません。一人ひとりに発行されるURL（QRコード）を開くだけで、希望を出し、確定したシフトを見られます
退職時はそのURLを失効させれば、アクセスは止まります

登録する個人情報が最初からほぼ無いので、「外部に何を渡すことになるのか」という検討自体が軽くなります。10人までは無料なので、まず小さな範囲で試す、という入り方もできます。

メンバー設定画面（デモ）。氏名の欄はなく、表示名はニックネームだけです。

ここは正直に書いておきます。ニックネーム欄に本名を入れれば、それは個人情報です。あだ名やイニシャルでの運用をおすすめしているのはそのためです。

また、シフワリは「技術的に誰にも閲覧できません」とは言いません。実態は仮名化であり、データを慎重に扱うべきであることは変わりません。

それでも、氏名と連絡先の一覧をまるごと渡すのと、ニックネームと勤務記号だけを置くのとでは、預けるものの重さがまったく違います。設計として預からないことと、運用で気をつけること。その両方で成り立つ話です。

シフワリに限らず、ツールを選ぶときはこの5つを見てください。

この5つが軽いツールほど、現場の裁量で試せる範囲に収まります。ただし、職場に情報の取り扱い規程がある場合は、最終的にはその確認を。ツールの設計は検討を軽くしますが、規程を代替するものではありません。

シフワリは10人まで無料で使えます

病棟・介護施設向けのシフト作成支援サービスです。QRコードを配るだけで希望が集まり、ルール違反はセルを埋めたそばから赤と黄でわかります。スタッフの氏名・メールアドレスは預かりません（登録するメールは組織の連絡先1件のみ）。