師長が異動したら、シフトが組めなくなった——「頭の中のルール」を引き継ぐ方法

シフトのルールは、なぜ文書化されないのか

夜勤は月に何回まで。日曜は経験者を厚く。この人は夜勤専従。あの二人は同じ勤務にしない。第2火曜は回診があるから——シフトを組むときの判断基準は、数えれば何十個もあります。

でもマニュアルはたいてい存在しません。理由は2つです。書く時間がないこと。そして、書きにくい内容が混ざっていること。人間関係の配慮や個人の事情は、文書にした瞬間に扱いが難しくなるので、結局ぜんぶ頭の中に置くことになります。

後任は「初めての人」から始める

作る人が替わると、頭の中のルールは消えます。後任は地雷を踏みながら一から学び直し、そのたびにスタッフから「前はこうだった」と比較されます。

ベテランの前任者ほど多くを暗黙で処理していたので、優秀な人の後任ほど、引き継ぎの崖は深くなります。組み方が属人化しているというのは、その人が優秀だったことの裏返しでもあります。

ルールを「設定」として残す

シフワリでは、シフトを組むときにチェックしたいルールを設定として登録します。

• 各勤務の人数、連続勤務の上限、月の夜勤回数
• 夜勤明けの日勤のような、避けたい勤務のつながり
• ★とタグによるスキル・資格の条件
• セット必須・同勤務NGの組み合わせ
• 回診日や行事などの「対象」と、人との相性

登録した瞬間から検算が動いて毎月のチェックを肩代わりします。そして同じものが、そのまま「この職場のシフトはこう組む」という一覧になります。ルールを守るための設定が、同時にドキュメントになる、という順番です。

後任は設定画面を開けば、前任が毎月何を守っていたかを一覧できます。ゼロから地雷を踏み直す代わりに、引き継いだルールを出発点にして、自分の判断を足していけます。

書きにくい事情は、どう残るのか

「あの二人は組ませない」のような機微のあるルールには、理由を書く欄がそもそもありません。設定として残るのは「ルールがある」という事実だけで、事情そのものは残りません。

事情は、引き継ぎの場で口頭で伝えるか、伝えないままでも構わない——後任は理由を知らなくても、同じ配慮を続けられます。文書に残せないから引き継げない、という詰みを、ここで外しています。