配ったあとに「夜勤明けに日勤入ってます」と言われないために——勤務表の検算を自動にする

目視チェックは、そもそも無理がある

30人の職場で1か月分の勤務表を作ると、セルは900を超えます。そのすべてについて、人数は足りているか、連勤は続きすぎていないか、夜勤明けに日勤が入っていないか、資格のある人が入っているか——チェック項目を掛け算すると、確認は数千回になります。

数千回の目視を毎月ノーミスでやれる人は、いません。見落としは能力の問題ではなく、確率の問題です。

そして一番危ないのは終盤の修正です。急な休み希望で1セル直す。その1手が別の場所の違反を生む。でも締切前の頭は、直した場所しか見ていません。

「入力した瞬間に赤くなる」に変える

シフワリの勤務表エディタは、セルを埋めたそばから登録済みのルール全部で検算します。

赤は「守らないといけないルール」の違反。黄は「できれば避けたい」の注意。色の付いたセルにカーソルを合わせると、「夜勤明けの日勤です」のように、何がだめなのかが平易な言葉で表示されます。

チェックのタイミングが「最後にまとめて」から「入力のたび」に変わると、違反はその場で1件ずつ潰せる小さな問題になります。配る直前に数千回の確認をする必要は、もうありません。

何をチェックしてくれるのか

検算のルールは職場ごとに設定でき、主にこんな種類があります。

• 各勤務の人数の下限
• 夜勤明けの日勤のような、避けたい勤務のつながり
• 連続勤務の上限、月あたりの勤務回数
• スキルと資格——★の合計やタグ（リーダー可・夜勤可など）の条件
• 組み合わせ——セットで入れたい・同じ勤務を避けたい二人
• スタッフの希望とぶつかる割り当て

どの数値も職場が決めます。「正解の値」がツールに埋め込まれているわけではないので、二交代でも三交代でも、自分たちのルールをそのまま持ち込めます。

終盤の修正が、怖くなくなる

検算が常に動いていると、一番変わるのは終盤です。1セル直した瞬間、その影響が全部色で見える。「直したら別の場所が壊れていた」に、配ったあとではなく配る前に気づけます。

急な変更に強くなるというのは、実はこういうことです。変更そのものは避けられません。変更の影響を見落とさない仕組みがあるかどうかが、差になります。