シフト希望の提出がめんどくさい——「毎月同じ内容」をボタンひとつにする

「出してください」と言う側も、毎月しんどい

シフト希望は、締切までに全員分そろって初めて意味があります。ひとりでも欠けると「あの人はおまかせでいいのか、忘れているのか」の確認が発生して、結局その人を追いかけることになります。

でも、出さない人を責める前に思い出したいことがあります。紙の希望表でもアプリでも、提出という作業自体が毎月発生する小さな宿題だということです。宿題は、面倒なら後回しにされます。後回しの分だけ、集める側の催促が増えます。

面倒の正体——毎月「ほぼ同じ内容」を手で入れている

提出された希望を眺めると、気づくことがあります。多くの人は、毎月ほとんど同じことを書いています。

• 非常勤で働ける曜日が決まっている人（火・木だけ、など）
• 夜勤専従で、そもそも日勤に入らない人
• 保育園の送迎で毎週この曜日は早番不可、が固定している人
• 毎週の習い事や通院で、特定の曜日だけ休みたい人

つまり大半の記入は「先月と同じ」の写経です。変化があるのは、旅行や行事などのその月だけの例外が数日あるかどうか。毎月30日分の入力を求めているけれど、本当に必要な入力は数日分しかありません。

「いつものパターン」——基本勤務は一度だけ登録する

シフワリのスタッフ画面には「いつものパターン」という機能があります。曜日ごとの基本の希望（日曜は休み希望、火・木は勤務希望、など）を一度だけ登録しておく仕組みです。

翌月からは、希望入力の画面でボタンをひとつ押すだけ。その月の該当する曜日すべてに、いつもの希望が一気に入ります。手で入力済みの日は上書きしないので、先に例外の日だけ入れておいてからパターンで埋める、という順番でも大丈夫です。

あとはその月だけの例外——旅行の週末、行事のある日——を数カ所直せば提出完了です。30日分の写経が、ボタンひとつと数タップになります。

提出が楽になると、シフトの質そのものが上がる

提出のハードルが下がると、まず提出率と提出の早さが変わります。締切前の催促が減るのは、集める側にとって毎月数時間の節約です。

もうひとつ、見落とされがちな効果があります。未提出の人は「おまかせ」扱いになりますが、おまかせが多いほど、叩き台も検算も本人の事情を知らないまま組むことになります。希望がそろっているほど、自動で作る下書きは実態に近づき、配ったあとの「その日は無理です」も減ります。提出のしやすさは、単なる利便性ではなく、出来上がるシフトの精度の問題です。

なお、いつものパターンは本人のスマホの中で完結します。管理者側が代わりに登録する作業はありませんし、パターンの内容が他のスタッフに見えることもありません。