シフワリを使い始めたら、最初にやること——ルール登録のすゝめ

最初の10分——4つの質問に答える

組織を作成すると、最初に勤務パターン（「二交替病棟」「三交替病棟」「小規模介護」「介護4区分」「病棟12時間2交替」「日勤のみ」）、1日に必要な人数、メンバー、QRコードの配布という4つの質問（案内）が出ます。まず勤務パターンは一番近いものを選んでください（ぴったりのものがなくても、あとから勤務区分を自由に足したり直したりできます）。勤務区分と基本ルール（人数・連勤・禁止パターンなど）の初期セットが入ります。あとから制約設定の画面でも、テンプレートの選び直しや数値の調整ができます。

初期値はあくまで出発点です。数値はあとからいくらでも調整できて、変えた値はその場で検算に反映されます。「まず器を置いて、運用しながら直す」で構いません。

勤務区分（日勤・夜勤・明けなど）の時刻も、このタイミングで実態に合わせておくと、あとでスタッフのカレンダーに正しい時刻で入ります。

メンバーはニックネームで登録して、QRを配る

メンバー登録で入力するのは表示名（ニックネーム）だけです。氏名は書かないでください。あだ名やイニシャルなど、職場の人が見て分かる呼び名で十分です。質問③では、夜勤に入る人とリーダー役の人のチェックも同じ行で付けられます。

登録すると一人ひとりにスタッフ用のQRコード（URL）が発行されます。印刷して配れば、その日から希望を集め始められます。ルールの整備が終わるのを待つ必要はありません。希望収集とルール登録は並行で進むのが正しい順番です。

ルールは3段階で足していく

テンプレートの初期セットを土台に、自分の職場向けに整えていきます。おすすめは重要度順に3段階です。

• 第1段・事故防止: 各勤務の人数、夜勤→日勤のような禁止パターン、連続勤務の上限。配ってから指摘される違反は、だいたいここです
• 第2段・質の担保: タグをまず2枚（「夜勤可」「リーダー可」など）作って、枠ごとの必須条件に。★は迷ったら全員同じ値で始めて、差が気になってきたら調整
• 第3段・機微への対応: 個別ルール（セット必須・同勤務NG）、回診日などの「対象」、曜日の傾向。必要になったときに、必要な分だけ

第1段だけでも、検算はもう働き始めます。全部を揃えてから使い始める必要はありません。

「遵守」と「考慮」を使い分ける

各ルールには「遵守」（赤・守らないといけない）と「考慮」（黄・できれば守りたい）の2段階があります。ここの使い分けが、長く使うコツです。

遵守にするのは、破ったら本当にまずいものだけ。人数の下限、資格のない人の夜勤、夜勤明けの日勤あたりです。それ以外は、まず考慮から始めてください。

迷ったら考慮です。運用してみて「これは絶対だな」と分かったものを遵守に昇格させるほうが、最初から全部を赤にするよりうまくいきます。

「言わせすぎない」が、長続きのコツ

最後に、作った側からの正直な助言です。ルールを登録しすぎると、勤務表が黄色だらけになります。警告だらけの画面は、警告がない画面と同じです。人は全部を無視するようになります。

検算に言わせるのは、毎月本当にチェックしていたことだけ。そして月に一度、鳴りっぱなしで無視しているルールがないかを見て、消すか考慮に下げる。ルールは増やすより、育てるものです。

登録したルールの一覧は、そのままあなたの「シフトの組み方」のドキュメントにもなります。いつか引き継ぐ日に効いてくるので、育てる価値はあります。